Velkommen til Oslo
Mai 2015
4 au 10 mai
Après un petit weekend à Stockholm, retour au stage. La semaine précédente nous avons reçu plusieurs demandes d'évènements. Je suis donc en charge de faire les propositions pour deux projets différents :
1 : Une première demande assez simple pour une soirée cocktail pour un groupe de 50 personnes, qui se déroulerait début septembre dans un lieu inoubliable d'Oslo
2 : Un séjour de 2 jours à Oslo pour 2016... avec des dates très vagues : entre mai et novembre. J'ai donc proposé deux versions : une en été, et une en hiver. Les clients venant pour un team building, la priorité est aux activités sportives.
Ma tutrice étant absente, j'ai fait les trois propositions seule (présentation et budget), ce qui m'a occupé l'ensemble de la semaine.
Le dimanche, j'ai participé à la logistique des 25 ans du Plaza Radisson Blu d'Oslo. Le début d'après-midi à été assez long, puisque je n'avais rien à faire. Seul les chanteurs devaient répéter et les techniciens finir de mettre en place les lumières. J'ai simplement eu à trouver un moyen de diffuser instantanément sur les écrans, les photos Instagram prisent par les invités ( avec le #plazaawards) car un concours de la meilleure photo instagram était organisé simultanément. Les premiers invités sont arrivés vers 18h, c'est à ce moment que j'ai commencé à vraiment m'activer. Ma principale tâche a été de m'asssurer que le repas se déroule correctement et que tous les plats soient servis suivant le timing établit durant la soirée. Le service s'est terminé vers minuit... Dur pour un dimanche !
11 au 25 mai : Skeidar Event !
Les deux semaines ont été essentiellement concentrées sur l'organisation d'un des plus gros évènements de l'année pour l'agence, le 25 mai, les 50 ans de Skeidar. Pour résumer, Skeidar c'est Ikea mais en version norvégienne. Pour marquer l'évènement, Skeidar a invité l'ensemble des employés de toute la Norvège. Près de 700 employés ont accepté l'invitation.
Au cours des deux semaines, on a eu énormément de choses à faire, ou refaire :
- la rooming-list des hôtels a complétement été refaite pour faciliter l'arrivée des bus
- réserver les transferts aéroport/hôtel/aéroport en fonction des vols de tout le monde
- trouver le décor idéal pour le couloir d'accueil
- faire deux présentations à diffuser pendant l'enregistrement des participants et pendant l'apéritif. Une avec des photos d'archives et l'autre avec les photos récentes des collections de meubles (ce qui a du me prendre à peu près 4 jours ...). Les présentations devant être validées par l'entreprise à chaque fois
- mais aussi une présentation sur le safari que les meilleurs vendeurs pourront gagner
- créer et commander les name tags
- une tonne d'autres choses ...
Le vendredi avant l'événement, nous avons reçu les name tags et les enveloppes avec le nom de chaque participants. En compagnie de Viktorija, l'autre stagiaire, nous avons donc fait une enveloppe pour chaque personne, avec son name tags et le bracelet de la bonne couleur (différent selon l'âge de chacun -et servant pour les boissons pendant la soirée ). Autant dire que c'est long, très long à faire !
Au cours de l'après-midi, les livreurs se sont succédés, apportant tous les décors et autres accessoires dont nous avions besoin. Le bureau est devenu rapidement un entrepôt !
Samedi 24, 8h, rendez-vous au bureau, pour partir au Telenor Arena. Une fois sur place, le casque sur la tête on a vite commencé à travailler. Au programme: installer les vestiaires, mettre les tables en place, créer et monter les décors, déplacer les lits, les canapés, les tapis d'un bout à l'autre du Telenor Arena... la journée s'est terminée vers 2h du matin.
Direction l'hôtel pour une courte nuit.
Le lendemain 8h30, de retour au Telenor Arena, pour tout finir. Les premiers participants sont arrivés à 13h30. J'étais à l'entrée pour réceptionner les bagages des clients (ceux qui n'avaient pas eu le temps de les déposer à l'hôtel avant). La conférence débutant à 14h30, nous avons eu le droit à notre première pause, bien méritée.
Vers 17h ma tutrice nous a dit (à Viktorija et moi) d'aller faire une sieste et de revenir à 19h30 car la nuit allait être longue. Même pas le temps de se réveiller, qu'il a fallu courrir partout pour trouver toutes les chaises manquantes. Et une fois l'apéritif terminé dans le "Lounge", nous avons immédiatement commencé à ranger les décors (dans le noir...), alors que les participants profitaient de leur repas et du concert. Vers 3h30, les pieds complètement hors d'état de marcher, on a enfin pu rejoindre l'hôtel !
Heureusement que le 25 mai est aussi férié en Norvège... pour se reposer !
Pour conclure, j'ai adoré ce weekend malgré la fatigue, et j'ai vraiment pu constater qu'une agence évènementielle fait vraiment tout de A à Z (jusqu'à allumer des bougies le long du chemin du Telenor Arena jusqu'aux hôtels !) et qu'il ne faut ni compter ses heures, ni même ses week-ends !
26 au 31 mai : Un peu de calme
Le gros événement étant passé, la dernière semaine de mai a été relativement calme. J'ai juste eu quelques recherches et présentations à faire pour de futurs potentiels événements. Mais aussi, à finaliser deux budgets de projets à venir (un en juillet et un autre en octobre) pour que ma tutrice puisse envoyer les contrats.
