Avril 2015

1er au 6 avril : VACANCES !

Pour les fêtes de Pâques, l'entreprise ferme du 1er au 6 avril (comme à peu près toutes les structures dans Oslo) ... après une semaine de stage c'est déjà les vacances ! :)

7 au 19 avril

Après ces courtes vacances, la semaine commence par une réunion pour faire un point sur les événements à venir et distribuer les tâches à faire. J'ai eu pour mission de rechercher un safari de 2 jours qui sera inclus dans un séjour déjà organisé en Tanzanie. (Le safari que j'ai proposé a été accepté par le client par la suite :))

Le 9 avril, j'ai participé à l'accueil de 3 clients français venus à Oslo pendant 2 jours afin de repérer les lieux possibles pour l'organisation de leur séjour en juillet (pour un groupe de 25 personnes sur le thème de l'énergie ). J'ai donc visité le centre ville, l'Opéra, un bateau qui pourrait servir pour une mini-croisière, accompagné les clients aux restaurants potentiels... le tout accompagné de la guide francophone!

Suite à un autre meeting consacré à l'organisation d'un autre événement d'environ 700 personnes, je m'occupe de la gestion des réservations des billets d'avion et de train pour les participants. J'ai donc fait pleiiin de demandes de tickets de groupe auprès des compagnies aériennes Scandinavian et Norwegian et pleiiin de réservations de billets individuels (beaucoup ont des petites requêtes sur la date ou l'heure de leur transport!). Les participants ayant quasi tous des prénoms étrangement norvégiens, ça prend du temps de vérifier si c'est Mme ou Mr pour l'enregistrement de leur billet... Trine, Linus, Oddvar, Margne, Dragan... ne me disent pas grand chose !

Le stage a quelques petits avantages assez agréables... en une semaine, nous avons été invité à un petit déjeuner dans un hôtel, à une soirée à l'hôtel The Thief et une soirée d'inauguration du centre de congrès du Thon Hotel de l'aéroport (avec repas du meilleur chef cuisinier du monde, concerts (apparement des gens connus ... en Norvège) et cadeau en repartant)!

20 au 30 avril : Mon premier événement, Amazing Race

Au cours des deux dernières semaines d'avril, j'ai bien sûr continué à m'occuper des billets d'avion. Suite à ça, j'ai organisé tous les vols de façon claire, afin de pouvoir prévoir le nombre de transferts en bus à réserver entre l'aéroport et le "Telenor Arena" (palais des congrès), selon l'heure et le jour d'arrivée et départ des clients.

Le vendredi 24, j'ai participé à mon premier évènement "Amazing Race" qui a été un kick-off pour une entreprise d'Oslo pour 150 personnes. Le concept est simple, c'est comme une course dans Oslo, avec des énigmes ou des actions à réaliser à chaque étape. J'ai donc attendu les participants à deux étapes différentes. La premiere, je devais m'assurer que les 14 équipes trouvent bien la boîte aux lettres (et ainsi prévenir la personne étant à l'étape suivante, de leur arrivée). L'après-midi, je devais vérifier que les équipes prennent une photo avec une personne portant un chapeau afin de leur donner l'enveloppe suivante.

Après le tableau pour les vols... la rooming-list pour tous les participants, 3 hôtels, plein de chambres à remplir, les participants à mettre dans les chambres double ou simple selon leur préférence et surtout à placer dans les hôtels de façon à ce que les personnes du même bureau se retrouvent dans le même hôtel. 273 chambres doubles, 73 chambres simples et 2 jours et demi après : tout le monde est placé !